Vastu võetud Justiitsministeeriumi kantsleri 15. jaanuari 2003. a käskkirjaga nr 10. Muudetud järgmiste käskkirjadega (kuupäev, käskkirja number):
27.06.2003. a nr 145 12.11.2003. a nr 228 30.12.2003. a nr 268 09.07.2004. a nr 205 20.07.2004. a nr 214 24.11.2004. a nr 337 26.01.2005. a nr 19 21.06.2005. a nr 97 27.07.2006. a nr 97 23.02.2007. a nr 37 11.01.2008. a nr 4 07.07.2008. a nr 79 19.09.2008. a nr 106 21.11.2008. a nr 129 04.03.2009. a nr 16
Digitaalallkirja seaduse“, „Avaliku teabe seaduse“, Vabariigi Valitsuse 26.02.2001. a määrusega nr 80 kehtestatud „Asjaajamiskorra ühtsete aluste“, justiitsministri 17.12.2007. a käskkirja nr 255 „Volitatud ametnike määramine“ alusel ning kooskõlas „Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadusega. [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
3. Tunnistan kehtetuks Justiitsministeeriumi kantsleri 8.juuli 1997. a. käskkirja nr 59 „Justiitsministeeriumi asjaajamisjuhendi kinnitamine“.
KINNITATUD Justiitsministeeriumi kantsleri 15. jaanuari 2003. a käskkirjaga nr 10
Justiitsministeeriumi asjaajamiskord
1. peatükk. Üldsätted
§ 1. Asjaajamiskorra eesmärk
(1) Justiitsministeeriumi asjaajamiskord määrab kindlaks ministeeriumi asjaajamise korraldamise põhinõuded ja asjaajamise korra.
(2) Justiitsministeeriumi asjaajamine on korraldatud paberivaba dokumendihalduse põhimõttel, mille järgimine tagab ministeeriumi avatuse, kiirendab dokumendiringlust, infootsingut ning soodustab dokumentide õigeaegset täitmist ja nõuetekohast säilitamist. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
Dokumendiplangid on: 1) kirjaplank; 2) üldplank; 3) ministeeriumi siseasjaajamises kasutatav muu plank. (2) Kirjaplanki kasutatakse väljasaadetava ametikirja vormistamiseks. Kirjaplangi vorm on esitatud lisas 1. (3) Üldplanki kasutatakse õigusakti ja muu akti või protokollide vormistamiseks. Üldplankide vormid on esitatud lisades 2−13.
(4) Ministeeriumi siseasjaajamises kasutatavad muud plangid on: 1) asjaajamise üleandmise akt; 2) bussi tellimise taotlus; 3) faksi saatmise plank; 4) koolitustaotlus; 5) koosoleku protokoll; 6) tööde vastuvõtmise akt (muudatus 27.07.06. kk nr 97); 7) memo; 8) väliskülalist käsitlev memo; 9) [Kehtetu − 23.02.2007 nr 37
] 10) [Kehtetu − 23.02.2007 nr 37
] 11) Vabariigi Valitsuse istungi päevakorra punkti vormistamine; 12) töölähetus; 13) teenistuslähetus; 14) teenistusvalve aruanne; 15) telefonivastuse vormistamine; 16) trükileping (muudatus 27.07.06. kk nr 97); 17) töövõtuleping; 18) [Kehtetu − 23.02.2007 nr 37
] 19) [Kehtetu − 23.02.2007 nr 37
] 20) välislähetuse aruanne; 21) välislähetuse kulude aruanne; 22) välislähetuse korraldus; 23) Coreper 1 juhis; 24) Coreper 2 juhis; 25) eraldisleping; 26) autorileping; 27) käsundusleping; 28) müügileping; 29) üürileping; 30) tööde heakskiitmise akt; 31) memorandum Valitsuskabineti nõupidamisele. 32) eelnõu; 33) Vabariigi Valitsuse määruse eelnõu; 34) ministri määruse eelnõu; 35) vahendi kasutusse andmise vorm; 36) IT-vahendi kasutamine väljaspool tööruume; 37) vahendi kasutamise lõpetamise vorm; 38) puhkuse taotlus; 39) vanglate asekantsleri käskkiri; 40) memo seaduseelnõu kohta [Täiendatud –21.11.2008.a. nr 129
]
(5) Lõikes 4 nimetatud plankide vormid on esitatud lisades 15–36 ja 40–53 (täiendus 27.07.06. kk nr 97). [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
(6) Turvaelementidega kkkk kirjaplank registreeritakse valitsusasutuste väljaantavate dokumentide näidiste registris.
(7) Turvaelementidega kirjaplanke hoiab ja nende arvestust peab kantselei.
(8) Dokumendiplangid, peale turvaelementidega kirjaplankide, on elektroonilisel kujul arvutis.
§ 4. Dokumendi elemendid [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(1) Dokumendi liigist lähtudes kasutatakse dokumentidel järgmisi elemente: [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
1) riigivapi kujutis; 2) dokumendi väljaandja (Justiitsministeerium või ametiisik); 3) Justiitsministeeriumi teenindatava valitsuskomisjoni või ministeeriumis tegutseva komisjoni või nõukogu nimetus; 4) Justiitsministeeriumi registrikood; 5) Dokumendi liigi nimetus; 6) kuupäev; 7) dokumendiregistri viit; 8) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri viitele; 9) väljaandmise koht; 10) dokumendi menetlemise ja kasutamise korda reguleeriv märge (“KIIRE”, “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”); 11) adressaat; 12) kinnitusmärge; 13) pöördumine või pealkiri; 14) allkirjastaja nimi ja ametikoht; 15) märkus lisade kohta; 16) lisaadressaadid (jaotuskava alusel); 17) pitser - paberkandjal; 18) märge “EELNÕU” - õigusakti eelnõul; 19) ärakirja või väljavõtte kinnitus
märge; 20) koostaja nimi, elektronposti aadress ja telefoninumber; 21) Justiitsministeeriumi kontaktandmed. 22) Vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(2) Kirjaplangil ja üldplangil vormistatud dokumentide elemendid on: 1) dokumendi väljaandja; 2) pealkiri; 3) kuupäev; 4) dokumendiregistri viit (registreeritavatel dokumentidel); 5) allkirjastaja nimi.
§ 5. Kirjaplangil vormistatava dokumendi lisaelemendid [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(1) Kirjaplangil vormistatavatel dokumentidel esitatakse lisaks § 4 lõikes 2 nimetatud rekvisiitidele järgmised elemendid: 1) adressaat; 2) pöördumine või pealkiri; 3) koostaja nimi, elektronposti aadress ja telefoninumber; 4) allkirjastaja nimi ja ametikoht.
(2) Dokumendi adressaat on asutus või juriidiline isik või selle struktuuriüksus või füüsiline isik.
(3) Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja elektronposti aadress.
(4) Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja korterinumber, asula või sidejaoskonna nimi, sihtnumber, linna või maakonna nimi ning riigi nimi.
(5) Kui sama dokument saadetakse mitmele riigiasutusele või kohaliku omavalitsuse asutusele võib aadressiks märkida adressaatide loetelu või nende liiginimetuse.
§ 6. Õigusaktiga kinnitatava dokumendielemendid [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(1) Õigusaktiga kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge. Dokumendile kirjutab alla dokumendi kinnitajast järgmine staatuselt madalam ametnik.
(2) Kui õigusaktiga kinnitatakse mitu dokumenti, siis need nummerdatakse.
§ 7. Dokumendi väljavõtte vormistamine
(1) Kui dokumendis sisalduvat teavet on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist paberkandjal väljavõte.
(2) Väljavõte vormistatakse üldplangile.
(3) Väljavõttes taasesitatakse andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandja ja dokumendi liigi ning dokumendi väljaandmise aja ja koha.
§ 8. Kinnitusmärge
(1) Kinnitusmärge (lisa 37) kantakse dokumendile, kui: 1) adressaadile saadetakse paberdokument; 2) dokumendiga kinnitatakse füüsilise või juriidilise isiku õigusi või tuvastatakse tehingu aluseks olevat fakti.
(2) Lõike 1 punktis 1 nimetatud paberdokument samastatakse digitaalkujul registrisse kantud dokumendi ärakirjaga.
(3) Kinnitusmärkest peab nähtuma, et tegemist on dokumendi autentse ärakirja või väljavõttega.
(4) Kinnitusmärke kannab dokumendile kantselei.
§ 9. Dokumendiregistri viit
(1) Dokumendid registreeritakse dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Tähistena kasutakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida eraldatakse üksteisest punkti, sidekriipsu ja kaldkriipsuga. [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
(2) Registreerimisel antakse dokumendile viit järgmise liigituse alusel: 1) ministri määrused; 2) ministri käskkirjad; 3) kantsleri käskkirjad; 4) asekantsleri korraldused 5) personali käskkirjad; 6) puhkuse taotlused; 7) välislähetuse korraldused; 8) riigisisese lähetuse taotlused 9) muud dokumendid 10) ergutuste ja distsiplinaarkaristuste käskkirjad. [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
(4) Saabunud või väljasaadetud dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. Eelnõude ja rahvusvahelise õigusabi dokumentidele lisandub viidale ka asjanumber. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(3) Lõikes 2 nimetatud dokumendiliikide registreerimisnumbrid algavad igal kalendriaastal numbrist 1.
(4) Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber saabunud algdokumendi ja väljasaadetava algdokumendi registreerimisel. Saabunud vastusdokument ja väljasaadetav vastusdokument ning korduvalt saabunud dokument ja korduvalt väljasaadetav dokument registreeritakse ühel kalendriaastal esmakordselt registreeritud dokumendi numbri all.
§ 10. Vapipitseri kasutamine paberdokumendil
(1) Väljasaadetav paberdokument kinnitatakse vapipitseriga, kui see on õigusaktis ette nähtud.
(2) Kui on vaja tõestada füüsilise või juriidilise isiku õigusi või tuvastada tehingu aluseks olevat fakti kinnitatakse lähetustunnistus, iseloomustus, töötõend, pangadokument, leping, tööraamatu tiitelleht, palgatõend või muu dokument vapipitsatiga või asutuse või osakonna pitsatiga seaduse või selle alusel kehtestatud õigusakti kohaselt.
(3) Vapipitsati kasutamise korral ei kanta dokumendile kinnitusmärget.
(4) Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Musta pitserit ei kasutata.
§ 11. Teiste elementide esitamise nõuded [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(1) Pöördumises kasutatakse nime, ametinimetust, viisakustiitlit või selle lühendit (hr, prl, pr jne) ja auastmeid. Pöördumise lõpus kirjavahemärki ei kasutata.
(2) Kuupäev märgitakse numbriliselt või sõnalis-numbriliselt ühel real.
(3) Telefoninumber rühmitatakse lõpust alates neljakaupa (muudatus 27.07.06. kk nr 97).
3. peatükk. Saabunud dokumendi registreerimine
§ 12. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine
(1) Saabunud dokument kontrollitakse ja registreeritakse kantseleis.
(2) Kantseleis kontrollitakse adressaadi õigsust ning selgitatakse, kas dokument on olulisimate vorminõuetega kooskõlas, kas loetletud lisad on olemas jne.
(3) Kui dokument ei ole olulisimate vorminõuete kohane, siis võetakse ühendust dokumendi saatjaga ning võimaluse korral lisatakse puuduvad andmed.
(4) Kui dokumendis märgitud lisad puuduvad, teatatakse saatjale nende puudumisest ning dokument registreeritakse pärast lisade saabumist.
(5) Saabunud paberdokument skannitakse pärast dokumendi registreerimiskõlblikkuses veendumist, välja arvatud juhul, kui registreerimist ei ole ette nähtud. Arhiveerimisväärtuseta dokumenti ja selle lisasid ei skannita.
(6) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) kantakse saabumismärke tegemiseks stamp. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(7) Ministeeriumi üldpostiaadressile saabunud digitaalse dokumendi puhul kontrollitakse kantseleis dokumendi terviklikkust ja digitaalallkirjade olemasolu korral nende õigsust ning salvestatakse saabunud e-kiri terviklikuna dokumendihalduses vastavasse sarja. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
§ 13. Justiitsministeeriumi ametlik elektronposti aadress
(1) Justiitsministeeriumi ametlik elektronposti aadress on
(2) Ametlik elektronposti aadress avaldatakse Justiitsministeeriumi veebilehel http://www.just.ee.
§ 14. Dokumendi registreerimiseks edastamine
(1) Kui digitaalsel kujul dokument saabub Justiitsministeeriumi muule elektronposti aadressile kui ametlik, edastatakse dokument registreerimiseks ametlikul elektronposti aadressil.
(2) Käsipostiga saabunud või teenistujale isiklikult üleantud paberkandjal dokument, mis tuleb registreerida dokumendiregistris, esitatakse registreerimiseks kantseleile.
§ 15. Dokumendi registrisse kandmine
(1) Registreeritava dokumendi andmed kantakse dokumendiregistrisse üldises järjekorras, olenemata dokumendi liigist.
(2) Dokumendiregistrisse kantakse ka sellise suulise teabenõude andmed, mida ei täideta viivitamata.
(3) Faksi teel saabunud dokument registreeritakse selle saabumise päeval, kui on teada, et see saabub ka originaalallkirjaga paberdokumendina. Registris märgitakse, et tegemist ei ole ametliku dokumendiga. Hiljem saabuvat originaalallkirjaga dokumenti sel juhul eraldi ei registreerita ning dokumendiregistrisse tehakse lisasissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta. Dokumendi täitmise tähtaega arvestatakse faksina saabunud dokumendi registreerimise päevast.
(4) Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes „Riigisaladuse seadusest“ (RT I 1999, 16, 271; 82, 752; 2000, 7, 17; 2001, 93, 565; 100, 643; 2002, 53, 336; 57, 355; 63, 387) ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.
(1) Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:
1) kutse, õnnitluskaart ja kaastundeavaldus; 2) reklaamtrükis või muu informatiivse sisuga trükis; 3) perioodiline trükis (ajaleht, ajakiri vm.); 4) dokument märkega “ISIKLIK”; 5) dokument, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui dokument ei sisalda teavet, mis on oluline või mida peab kontrollima; 6) dokument, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik; 7) paberdokument või digitaalallkirja nõudev dokument, millel ettenähtud allkirjad puuduvad; 8) eelnõude menetlemise infosüsteemi kaudu saabuv teade, mis ei too Justiitsministeeriumile otseseid tööülesandeid.
(2) Lõike 1 punktis 4 nimetatud dokument edastatakse adressaadile avamata. Kui selgub, et märkega “ISIKLIK” saabunud dokument on ametialane, tagastatakse see viivitamata kantseleile ja dokument registreeritakse.
(3) Lõike 1 punktis 6 nimetatud dokument edastatakse õigel aadressil.
(4) Lõike 1 punktis 7 nimetatud dokument tagastatakse saatjale ja tagastamist põhjendatakse.
§ 17. Dokumendiregistrisse kantavad andmed
(1) Dokumendi saabumise päeval avatakse dokumendi kohta registrikaart, millele kantakse järgmised esmased andmed:
1) saatja nimi; 2) saatja postiaadress või elektronposti aadress; 3) seosviit; [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
] 4) dokumendi kuupäev; 5) saabumise kuupäev; 6) dokumendi liik; 7) pealkiri ja dokumendi lühike sisukokkuvõte; 8) dokumendi lisade kirjeldus; 9) kui dokument eeldab vastust, siis dokumendi täitmise tähtpäev; 10) juurdepääsupiirang, kui dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine); 11) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) (täiendus 27.07.06. kk nr 97); 12) mil viisil dokument saabus (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle) (täiendus 27.07.06. kk nr 97).
(3) Põhidokumendiga saabunud lisade andmeid eraldi registrikaartidele ei kanta.
(4) Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta (täiendus 27.07.06. kk nr 97).
§ 17¹. Isikute vastuvõtt
(1) Justiitsministeeriumi ametnikud võtavad isikuid vastu vastavalt kehtestatud korrale iga kuu esimesel neljapäeval. (2) Isiku vastuvõtt registreeritakse kantseleis helistades telefonil 620 8121 või saates e-kirja aadressile . Justiitsministeeriumi justiitshalduspoliitikaosakonnas asukohaga Tallinn Tõnismägi 8 registreeritakse vastuvõtt osakonna sekretäri juures telefonil 680 3100 või 680 3102. (3) Vastuvõtu registreerimisel on vajalik välja selgitada küsimus või probleem, millele isik soovib ametnikult vastust. Märkida isiku kontaktandmed, et teemaga kursis olev ametnik saaks vajadusel enne vastuvõttu küsimust täpsustada. (4) Ametnik võib määrata vajadusel isikule teise sobiva vastuvõtu aja ja kellaaja kui kehtestatud korraga ettenähtud. (5) Justiitsministeeriumi vanglate osakonna ametnikud võtavad kodanikke vastu iga kuu esimesel kolmapäeval kl 11–14. Vastuvõtule tuleb registreeruda vanglate osakonna
sekretäri juures helistades telefonil 620 8271. (6) Isiku vastuvõtmisest võib keelduda või vastuvõtu lõpetada, kui: 1) isik on piiratud teovõimega ja kohus on talle määranud eestkostja ning vastuvõtul ei osale piiratud teovõimega isiku esindaja; 2) isik ei väljenda oma soove ning neid ei õnnestu lisaküsimuste esitamise abil välja selgitada; 3) isik oma agressiivse käitumisega võib ohustada iseennast või teisi isikuid. (7) Isiku vastuvõtmisest keeldumisel või vastuvõtu lõpetamisel teavitatakse isikut võimalusest pöörduda vastava ametniku poole kirjalikult. (8) Kui ametnik isiku vastuvõtul leiab, et esitatud seisukoha või ettepaneku arvestamine või sellele vastamine või soovitud selgituse andmine ei ole Justiitsministeeriumi pädevuses, teatab ta sellest isikule ning nimetab asutuse või organi, kelle pädevusse küsimus kuulub“. [Täiendatud – 21.11.2008.a. nr 129
]
4. peatükk. Dokumendiringlus
§ 18. Dokumendi menetluskaart
(1) Ringlusesse saadetava dokumendi kohta avatakse menetluskaart.
(2) Menetluskaardile märgitakse struktuuriüksus(t)e nimetus(ed), kellele dokument täitmiseks saadetakse ja dokumendi täitmise tähtpäev. Menetluskaardi kommentaari märgitakse ka juhtkonna antud resolutsioonid (juhtkonna poolt sisestamata), kui need puudutavad kõiki täitjaid korraga. Eraldi igale täitjale antud resolutsioon märgitakse koos vastamise tähtajaga resolutsiooni aknasse. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(3) Kui dokumenti peab selle sisu arvestades menetlema mitu struktuuriüksust, määratakse dokumendile mitu täitjat. Lõpptäitjaks märgitakse üksus, kelle valdkonda küsimus peamiselt kuulub.
(4) Kui kantselei teenistuja ei oska otsustada, kellele dokument lahendamiseks saata, edastab ta dokumendi kantslerile.
§ 19. Dokumendi täitja
(1) Dokumendi täitja(te)ks on menetluskaardil nimetatud struktuuriüksus(ed).
(2) Kui dokumendi täitjaks määratud struktuuriüksus selle valdkonnaga ei tegele, tagastab struktuuriüksuse juht dokumendi ja põhjendab tagastamist. Sel juhul määratakse täitjaks teine struktuuriüksus või saadetakse dokument kantslerile.
(3) Juhtkond võib dokumendi menetlemise korra ja laadi kohta anda lisajuhiseid või asendada täitmise eest vastutava struktuuriüksuse teisega või määrata lisaks struktuuriüksusi. Juhtkond edastab selle info dokumenti menetleva(te)le struktuuriüksus(t)ele.
(4) Struktuuriüksuses määrab dokumendi täitja struktuuriüksuse juht. Teave dokumendi menetlemise kohta märgitakse menetluskaardile.
(5) Menetluse suunamise korral saadab dokumendihaldussüsteem täitjale automaatse teavituse. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
§ 19' Autentimise võimaldamine
(1) Dokumendihaldussüsteemis võib dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha teenistuja, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud.
(2) Teenistuja autentimine toimub paroolipõhiselt.
(3) Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse dokumendihaldussüsteemi või kui dokumendihaldussüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest.
(4) võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles, kui ei ole põhjendatud asjaolusid teise keele kasutamiseks. Põhjendatud asjaoludel kasutatakse Euroopa Liidu liikmesriikides enim levinud keeli (inglise keel, prantsuse keel, saksa keel), kui pole muid täiendavaid asjaolusid. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 201 Puudustega dokumendi menetlemine
[Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(1) Kui dokumendi menetlemisel selgub, et dokument ei ole esitatud selgesti loetavas kirjas, pole märgitud dokumendi sisu ja saatmise põhjus või dokument on esitatud võõrkeeles, mis pole arusaadav, määrab täitja dokumendi saatjale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks.
(2) Dokumendile, millega määratakse dokumendi saatjale tähtaeg dokumendis esinevate puuduste kõrvaldamiseks (tõlke nõudmine, loetavas kirjas esitamine, saatmise põhjuse märkimine) kirjutab alla asekantsler.
(3) Kui tähtajaks puudusi ei kõrvaldata, on õigus jätta dokument läbi vaatamata.
(4) Tõlget ei nõuta väljastpoolt Eestit saabunud dokumendi puhul. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
§ 202. Dokumentide koostamise protseduur
(1) Kirja koostamise protseduur.
1) Kirja koostaja valmistab selle ette tähtaja jooksul, vormistab nõuetekohaselt ja suunab dokumendihaldussüsteemis kooskõlastamisele; 2) kirja vormistamiseks kasutatakse arvutis digitaalsel kandjal olevat kirjaplanki (eestikeelne ja ingliskeelne); 3) kirja vormistamisel märgitakse kuupäev üldjuhul numbritega (kuupäeva märkimise sõnalis-numbrilist viisi võib kasutada välisriiki saadetava kirja puhul). Kirja vormistaja märgib üksnes kirja koostamise kuu ja aasta. Kiri saab kuupäeva allakirjutamise ajal; 4) kirjaplangi väljad täidetakse vastavalt väljadel olevale tekstile (nt adressaadiväljal peab olema asutuse nimetus, isikuväljal isiku nimi). Adressaadiväljale märgitakse põhiadressaadi nimi (asutuse nimetus või asutuse struktuuriüksuse nimetus), isikuväljale isiku nimi, ametinimetuse väljale isiku ametikoht või staatus (kantsler, talituse juhataja). Paberdokumendi puhul märgitakse aadressiväljale tänava nimi, maja- ja korterinu
mber, asula või sidejaoskonna nimi, sihtnumber, linna või maakonna nimi ning riigi nimi. Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse aadressiväljale üksnes elektronposti aadress.
Näide paberdokumendi puhul: Elektroonilise kirja puhul:
Näide 1
Hr Peeter Kask Hr Peeter Kask Rahandusministeerium Rahandusministeerium Suur-Ameerika 1 15006 TALLINN
Näide 2
Mr Marc Conner Pr Mari Nuut Acting Associate Director Office of International Affair North Carolina USA
Mitme adressaadi puhul:
Näide 3 Õiguskantsleri Kantselei Õiguskantsleri kantselei Kohtu 8 15193 TALLINN
Sama: Riigikontroll Riigikontroll Narva mnt 11A 15013 TALLINN
Ministeeriumid e-posti aadressid
Plangi väljade andmed kanduvad automaatselt dokumendi profiilile;
[Lisatud – 21.11.2008.a. nr 129
]
5) paljude adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehel. Igale adressaadile saadetakse allkirjastatud nimeline kiri ning lisaadressaadi väljale „Sama“ märgitakse „Vastavalt nimekirjale“. Ministeeriumi jääva ärakirja adressaadiväljale tehakse märkus „Vastavalt nimekirjale“; 6) kui adressaate on rohkem kui üks, kuid eraldi nimekirja koostamiseks liialt vähe, vormistatakse kiri eraldi igale adressaadile, märkides adressaadiväljale ka adressaadi postiaadressi ja lisaadressaadi väljale „Sama“ teiste adressaatide nimed ilma postiaadressita; 7) lisaadressaadiväljale märgitakse ka teave teistele asutustele koopia või kirja teadmiseks saatmise kohta („Koopia“, „Teadmiseks“), kui põhiadressaadile saadetud kirja sisust tuleneb vajadus teavitada sellest teist asutust; 8) vastuskirja puhul täidetakse element „seosviit“, mille asukoht kirjaplangil on:
„Teie ……….(kuupäev) nr …..“; 9) adressaadi poole pöördumisel on soovitatav kasutada ametinimetust. Akadeemilise kraadi, tiitli või auastme olemasolul tuleb seda kasutada. Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid ega pöördumise lõpus kirjavahemärke; 10) pealkiri vormistatakse nimetavas käändes ja punktita lõpus. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu; 11) tekst. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ja üheselt mõistetav. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkade (üle 10 lehekülje) dokumentide puhul on soovitatav koostada sisukord; 12) mitmelehelise dokumendi puhul nummerdatakse lehed alates teisest lehest, märkides numbri kas alla paremale või keskele; 13) kirja allkirjastajaks märgitakse s
elleks pädev ametnik (asjaajamiskorra 6. peatükk). Dokumendile, mis allkirjastatakse digitaalselt, märgitakse enne allkirjastaja nime sulgudesse „allkirjastatud digitaalselt“; 14) lisa(de) olemasolu korral märgitakse ainult lehtede ja eksemplaride arv, kui kirja tekstis on lisale viidatud. Kui tekstis lisale viidet ei ole, märgitakse lisa väljale dokumendi nimetus ning lehtede ja eksemplaride arv; 15) väljasaadetavale kirjale märgitakse selle koostaja ees- ja perekonnanimi ning tema e-posti aadress ja telefoninumber, kui allkirjastaja ei otsusta teisiti. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult tema e-posti aadress ja telefoninumber; 16) kirja salvestamiseks valitakse dokumendihalduses dokumentide loetelust sobiv sari, vajaduse korral ka allsari. Kirja eelregistreerimisel sarja annab süsteem vaikimisi väljaläinud kirja profiili, mille kõik väljad tuleb täita. Kirja koostaja vastutab kirja metaandmete sisestamise eest doku
mendi profiilil; 17) dokumendihaldussüsteemi sisestatakse ka kirja juurde kuuluvad dokumendid.
(2) Õigusakti eelnõu koostamise protseduur ja menetlemine [Muudetud 04.03.2009. a nr 16
]
1) Õigusakti eelnõu vormistamiseks kasutatakse arvutis digitaalsel kandjal olevaid eelnõu planke (eelnõu vorm, Vabariigi Valitsuse määruse eelnõu vorm, ministri määruse eelnõu vorm, ministri käskkiri, kantsleri käskkiri); 2) õigusakti eelnõu koostaja valmistab eelnõu ja selle juurde kuuluva seletuskirja ette tähtaja jooksul ja vastavalt õigustloovate aktide eelnõude normitehnika eeskirjas sätestatud nõuetele. Vt Normitehnika eeskiri; 3) käskkirjale kuupäeva ega numbrit ei märgita. Käskkirja kuupäevaks on allkirjastamise kuupäev; 4) õigusakti eelnõu preambulis õigusaktile viitamise korral ei lisata viidatava õigusakti avaldamismärget; 5) õigusakti eelnõu vormistamisel järgitakse järgmisi nõudeid: - pärast üldtuntud lühendeid ei kasutata punkti (nr, a, k.a, v.a jne); - pärast punkti on tühik, kui sellele järgneb „aasta“ või „a“; - pärast paragrahvimärki on tühik; - numbr
itega kuupäeva kirjutamisel pärast punkte tühikuid ei ole; - dokumendis ei kasutata markeerimiseks värve; - dokumendis ei kasutata erinevaid fonte. Kogu dokument vormistatakse fondiga Ariel 10. Kasutada võib jäme- ja kaldkirja; - kõik paragrahvid, lõiked ja punktid on liigendatud vasakusse serva ühele joonele; - ministri määrusel on ministri ja kantsleri nimi kirjutatud erinevatele tasemetele; 6) õigusakti allkirjastamisel digitaalselt märgitakse enne allkirjastaja nime sulgudesse „allkirjastatud digitaalselt“; 7) õigusakti eelnõu salvestamiseks valitakse dokumendihalduses dokumentide loetelust sobiv sari, vajadusel ka allsari; 8) dokumendihaldussüsteemi sisestatakse ka kõik eelnõu juurde kuuluvad dokumendid; 9) ministri määruse kooskõlastamise lõppedes vormistatakse määrus uuesti ja salvestatakse dokumendihalduses olevasse ministri määruste sarja; 10) kõik õigusaktide eelnõud (v.a Vabariigi Valitsuse korralduse
eelnõu, arengukava, ministri käskkiri ja kantsleri käskkiri) sisestab kantselei eelnõude menetlemise portaali e-õigus. 11) kodanikele ja huvigruppidele arvamuse avaldamise võimaldamiseks avaldatakse õigusaktide ja muude dokumentide (strateegiad, arengukavad vms) eelnõud kaasamise infosüsteemis (edaspidi osalusveeb). Osalusveebis avaldatakse eelnõud samaaegselt nende e-õiguses avaldamisega. [Täiendatud – 21.11.2008.a. nr 129
] 12) eelnõu osalusveebis avaldamine koosneb järgmistest tegevustest: - eelnõu eest vastutav ametnik otsustab eelnõu avaldamise otstarbekuse osalusveebis ja teavitab sellest ministeeriumi kaasamistegevust koordineerivat ametnikku (edaspidi kaasamise koordineerija); - eelnõu eest vastutav ametnik lisab seletuskirja osasse „Eelnõu kooskõlastamine“ eelnõu osalusveebis avaldamise kohta viite. Samasisulise viite lisab avalike suhete talitus ka eelnõu kajastavasse pressiteatesse; - kaasamise koordineerija avaldab eelnõu koos asjassepuutuvate lisadega osalusveebis; - eelnõu eest vastutav ametnik koostab osalusveebi kaudu laekunud arvamustele koondvastuse, mille vormistab eelnõu kooskõlastamise käigus tehtud märkustega arvestamise ja/ või mittearvestamise tabeli täiendava reana; - kaasamise koordineerija avaldab koondvastuse osalusveebis; [Täiendatud – 21.11.2008.a. nr 129
] 13) õigusakti eelnõu kooskõlastamisel märkusteta ei ole vajalik eraldi kooskõlastuskirja vormistada. Vajadusel võib teise ministeeriumi palvel kooskõlastuskirja vormistada ja see lisatakse e-õigusesse.“ [Täiendatud – 21.11.2008.a. nr 129
] 14) õigusakti eelnõu koostamisel ja kooskõlastamisel vastutab lõpptäitja dokumendi kooskõlastamise eest teiste pädevate osakondadega ja arvestades tööplaanis olevaid ülesandeid ning märkides menetlejateks teiste osakondade vastutavad ametnikud. Menetluse kommentaari märgib lõpptäitja rakendusülesannete jaotuse või kokkuleppe. Kui kommentaarides ega resolutsioonis eraldi ülesannete jaotust ei ole, siis eeldatakse, et rakendustegevused teostab eelnõu peatäitja. [Täiendatud – 04.03.2009. a nr 16
]
§ 203 Erisused mõnede dokumendiliikide menetlemisel:
(1) Lepingute menetlemine 1) Lepingu vormistamiseks kasutatakse arvutis digitaalsel kandjal olevaid lepingu vorme. 2) Lepingu eelnõu menetlemisel määrab eelnõu koostaja järgmised kooskõlastajad: - lepinguga seotud eelarverea eest vastutaja, kes kirjutab menetluse kommentaarilahtrisse viite finantseerimisallikale; - eelarverea eest vastutaja järel on menetlusrajal järjekorras finants- ja varahaldustalituse referent, õigustalituse teenistuja, vastava valdkonna finantsanalüütik, finants- ja varahaldustalituse juhataja ning vajaduse korral asekantsleri abi ja asekantsler ning kantsleri abi; [Muudetud – 21.11.2008.a. nr 129
] - pärast kantsleri abi kinnitust jõuab menetlus kantseleikontrolli (menetlusse tuleb teha märge vastavasse aknasse), kantseleis prinditakse leping välja ning viiakse allkirjastamiseks kantslerile või ministrile. [Muudetud – 21.11.2008.a. nr 129
] 3) Lepingu esmaallkirjastaja on Justiitsministeerium, seejärel edastatakse leping teisele poolele allkirjastamiseks. 4) Üksikisikuga sõlmitud lepingu tasumise aluseks on tööde üleandmise-vastuvõtmise akt. Töö võtab vastu ehk akti allkirjastab lepingus kontaktisikuks määratud isik. Akti menetletakse elektrooniliselt ja vajadusel allkirjastatakse digitaalselt. [Muudetud – 04.03.2009. a nr 16
] 5) Lepingud salvestatakse dokumentide loetelu vastavate funktsioonide all olevatesse sarjadesse järgmiselt: - töölepingud salvestatakse funktsioonis „Personali planeerimine, värbamine ja arvestus“ olevasse töölepingute sarja; - töövõtulepingud salvestatakse funktsioonis „Majandustehingute arvestus“ olevasse töövõtulepingute sarja; - üüri-, rendi- kasutusvalduse lepingud (kinnisvara üürilepingud) salvestatakse funktsioonis „Haldustegevuse korraldus“ olevasse kinnisvara kasutamisega seotud lepingute sarja; - eraldiste lepingud salvestatakse funktsioonis „Majandustehingute arvestus“ olevasse eraldiste lepingute sarja. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(2) Arvete menetlemine 1) Kõik arved skannitakse ja registreeritakse kantseleis ning suunatakse menetlusse; 2) registreerimise järel edastatakse paberkandjal laekunud arved finants- ja varahaldustalitusele; 3) menetluse täitjaks määrab kantselei arvel märgitud kontaktisiku, selle puudumisel arvel viidatud lepingu kontaktisiku või garantiikirja algataja. Viidete puudumise korral määratakse täitjaks finants- ja varahaldustalituse referent; 4) täitja kannab menetluse kommentaarilahtrisse arvega seotud järgmise info: - millise tegevusega arve on seotud; - lepingu, eelarve või garantiikirja olemasolu korral viide sellele dokumendile; - ürituse või koolitusega seotud arve puhul osavõtjate arv, näidates eraldi Justiitsministeeriumi ametnikud; - allasutuse koolitusarve puhul koolitusest osavõtjate loetelu allasutuste kaupa; 5) täitja suunab arve menetluse edasi kinnitajale, kelleks on arvega seotud eelarverea eest
vastutaja ning kes kirjutab kommentaarilahtrisse viite, millistest vahenditest ning millise osakonna (talituse) eelarvest kulu tehakse; 6) eelarverea eest vastutaja suunab menetluse finants- ja varahaldustalituse referendile, kes kontrollib ning vajadusel täiendab märgitud finantseerimisallikat. Referent märgib lepingu või eelarvega seotud kulutunnused finants- ja varahaldustalituse hallatavasse lepingute registrisse; 7) referent suunab seejärel menetluse vastava valdkonna finantsanalüütikule kinnitamiseks; 8) finantsanalüütiku kinnituse järel prindib referent menetluse info välja, lisab selle arvele ning edastab raamatupidajatele.
(3) Eelarve koostamine ja menetlemine 1) Asutusesisene eelarve koostatakse ürituse (koolitus, konverents vms) korraldamise kulude planeerimiseks juhul, kui üritusega on seotud kahte või enamat liiki kulu (nt ruumide rent, lektoritasu jms). Kui ürituse korraldamisega kaasneb ühte liiki kulu, mis on kaetud lepingu, garantiikirja või tellimuse kokkuleppega, ei ole eelarvet vaja teha. Eelarve koostamiseks on ette nähtud eelarve vorm (vt eelarve vorm). 2) Eelarve koostaja määrab järgmised eelarve kooskõlastajad nimetatud järjekorras: - üritusega seotud eelarverea eest vastutaja, kes kirjutab menetluse kommentaarilahtrisse või eelarvesse viite finantseerimisallikale (kui eelarve koostajaga pole kokku lepitud teisiti); - finants- ja varahaldustalituse referent; - vastava valdkonna finantsanalüütik; - finants- ja varahaldustalituse juhataja; - kantsleri abi ja kantsler. 3) Eelarve on majasisene dokument, seda digitaalselt ei allkirj
astata, piisab kinnitusest dokumendihaldussüsteemis. 4) eelarved salvestatakse dokumentide loetelus funktsiooni „Eelarvestamine“ majasiseste eelarvete sarja [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(4) Teabenõuete menetlemine 1) Saabunud teabenõue registreeritakse kantseleis üldises korras olenemata saabumise viisist ja suunatakse vastamiseks pädevale struktuuriüksusele, kelle valduses on küsitud teave; 2) struktuuriüksuste valduses oleva teabe avalikustamise ja teabenõude täitmise eest vastutajad on määratud justiitsministri 2.01.2001. a käskkirjas nr 1 AvTS rakendamine JM-s; 3) mitme struktuuriüksuse valduses oleva teabe avalikustamise ja teabenõudele vastamise eest vastutab kantselei, kellele vastavad struktuuriüksused annavad infot küsitud teabe avalikustamise kohta; 4) ministeeriumis koostatud õigusaktide ärakirjade saamiseks esitatud teabenõuetele vastab kantselei, väljastades soovitud teabe; 5) suuliselt esitatud teabenõue, kui seda ei täideta kohe ja kui selle täitmiseks on vaja edastada konkreetne dokument, registreeritakse teabenõude saaja poolt ning suunatakse vastamiseks teavet valdavale strukt
uuriüksusele; 6) teabenõudele, mis sisaldab juurdepääsupiiranguga dokumendi saamise taotlust, vastatakse kirjalikult, selgitades teabenõudjale teabe väljastamisest keeldumise põhjusi ja viidates „Avaliku teabe seaduses“ sätestatud alusele; 7) kui saabunud teabenõudest selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on märgukiri, selgitustaotlus või muu dokument, informeerib teabenõude täitmise eest vastutaja viie tööpäeva jooksul dokumendi esitajat tema dokumendi edasise menetlemise tähtajast.
(5) Teenistus-, töö- ja välislähetuse taotluse menetlemine 1) Lähetuse taotleja valib lähetuse vormistamiseks arvutis digitaalsel kandjal oleva lähetuse (välislähetuse vorm, töö- või teenistuslähetuse vorm) plangi ning täidab selles vajalikud väljad; 2) taotlus salvestatakse dokumendihalduses dokumentide loetelus olevasse vastavasse sarja. Välislähetuse korraldused salvestatakse dokumentide loetelus funktsiooni „Personali
planeerimine, värbamine ja arvestus“ välislähetuse korralduste sarja. Siseriiklikud lähetused salvestatakse sama funktsiooni siseriiklike lähetuste taotluste sarja. Täpsem juhis lähetuse vormi täitmiseks vt Lähetustevormistamise kord. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(6) Puhkuse taotluse menetlemine: 1) puhkuse soovija esitab taotluse menetluse kommentaaris ja suunab menetluse personalikonsultandile puhkuse vormistamiseks; 2) personalikonsultant vormistab puhkuse digitaalkandjal olevale puhkuse taotluse vormile ja salvestab selle dokumentide loetelu funktsiooni „Personali planeerimine, värbamine ja arvestus“ puhkuste taotluste sarja. 3) Täpsem juhis puhkuse taotluse vormistamiseks vt Sisekorraeeskiri.
(7) Justiitsministeeriumi õigusaktide salvestamine: 1) ministri määrused salvestatakse dokumentide loetelu funktsiooni „Üldjuhtimine“ ministri määruste sarja. 2) ministri põhitegevuse käskkirjad salvestatakse dokumentide loetelu funktsiooni „Üldjuhtimine“ ministri käskkirjade sarja. 3) kantsleri põhitegevuse käskkirjad salvestatakse dokumentide loetelu funktsiooni „Üldjuhtimine“ kantsleri käskkirjade sarja.
(8) teiste do
kumentide salvestamine: 1) ministri ja kantsleri personalialased käskkirjad salvestatakse funktsiooni „Personali planeerimine, värbamine ja arvestus“; 2) ergutuste ja distsiplinaarkaristuste käskkirjad salvestatakse dokumentide loetelu funktsiooni „Personali planeerimine, värbamine ja arvestus“ ergutuste ja distsiplinaarkaristuste käskkirjade sarja 3) ministri ja kantsleri volikirjad salvestatakse dokumentide loetelu funktsiooni „Üldjuhtimine“ ministri ja kantsleri volikirja sarja. 4) juhtkonna koosolekute protokollid salvestatakse dokumentide loetelu funktsiooni „Üldjuhtimine“ juhtkonna koosolekute protokollide sarja. Osakondade, talituste ja sekretäride nõupidamiste protokollid salvestatakse funktsiooni „Dokumendi- ja arhiivihaldus. Asjaajamise korraldamine“ osakondade, talituste ja sekretäride nõupidamiste protokollide sarja. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 21. Vastuskirja koostamine mitme täitja korral
(1) Vastutava struktuuriüksuse poolt määratud ülesande täitja hindab dokumendi kooskõlastamise vajadust teiste asjasse puutuvate struktuuriüksustega ning vajadusel kaasab neid ülesande lahendamisse. Kui dokumenti menetlevad mitu struktuuriüksust, esitavad üksuste juhid struktuuriüksuse arvamuse lõppvastuse koostavale teenistujale. [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
(2) Lõppvastus koostatakse koondarvamusena.
(3) Kui eri alluvusega täitjad jäävad dokumendi lahendamisel eriarvamusele, lahendab vaidlusküsimuse lõppvastuse koostaja. Kui kokkuleppele ei jõuta, teeb lõppvastuse koostaja selle asjaolu teatavaks täitjate ühisele kõrgemalseisvale ametnikule.
§ 22. Koostatava dokumendi kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
(1) Enne dokumendi kooskõlastamiseks esitamist kannab dokumenti koostav teenistuja dokumendiregistrisse järgmised andmed:
1) adressaat või adressaadid; 2) adressaadi postiaadress või elektronposti aadress; 3) dokumendi liik; 4) dokumendi lisade kirjeldus; 5) pealkiri või sisukokkuvõte; 6) koostaja ja struktuuriüksus; 7) asukoht dokumendisarja järgi; 8) kui välja saadetakse paberdokument, siis märge selle kohta; 9) kui dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, siis märge selle kohta (kehtestamise aeg, alus ja tähtaeg, milleni juurdepääsupiirang kehtib) (täiendus 27.07.06. kk nr 97).
(2) Dokumendi lisade andmeid eraldi registrikaartidele ei kanta.
(3) Vastusdokumendid lisatakse vastuse aluseks oleva sissetuleva dokumendi menetluskaardile.
§ 23. Kooskõlastamisele esitatav dokumentatsioon
(1) Kui väljasaadetaval dokumendil on lisasid, esitatakse need koos põhidokumendiga.
(2) Kui vastuskiri on koostatud mitme struktuuriüksuse koondarvamusena, lisatakse dokumendile kõigi struktuuriüksuste arvamused.
§ 24. Dokumendi kooskõlastamise kord
(1) Kooskõlastamiseks nimetatakse dokumendi asutusesisese menetlemise toimingut, mille eesmärk on saada dokumendi kohta hinnang teistelt teenistujatelt.
(2) Üldjuhul kooskõlastatakse dokument järjestuses: 1) lõpptäitjaks oleva struktuuriüksuse juhataja; 2) asekantsler, kellele lõpptäitjaks olev struktuuriüksus allub; 3) kantsler.
(3) Võõrkeelne dokument kooskõlastatakse esmalt õigekeelsuse eest vastutava isikuga.
(4) Vastuskirja kooskõlastaja vastutab dokumendi edastamise eest, lähtudes juhises esitatud teabest.
(5) Tähtaja järgimise eest vastutab lõpptäitjaks olev teenistuja. Probleemide tekkimise korral teavitab lõpptäitjaks oleva teenistuja sellest struktuuriüksuse juhti.
(6) Ministri määruse eelnõu kooskõlastatakse enne allakirjutamisele esitamist õigusloome ja õiguskeele talituses ja kantseleis (muudatus 27.07.06. kk nr 97).
Teiste ministeeriumide ettevalmistatud õigusakti eelnõude kooskõlastamisel antakse eelnõule hinnang: - kooskõlastatakse märkustega; - kooskõlastatakse märkusteta; - ei kooskõlastata. Kooskõlastamisel märkusteta juhindutakse asjaajamiskorra § 20² lõike 2 punktist 13. [Täiendatud – 21.11.2008.a. nr 129
]
(7) Lepingu eelnõu kooskõlastatakse enne allakirjutamist üldosakonna õigustalitusega. Lepingutes muudatuste tegemine ilma õigustalituse kooskõlastuseta ei ole lubatud v.a lepingu numbri, kuupäeva, allkirjastaja nime muutmine või sisestamine.
(8) Finantseerimisega seotud dokumendid kooskõlastatakse enne allkirjastamist üldosakonna finants- ja varahaldustalitusega (täiendus 27.07.06. kk nr 97).
(9) Menetlusrada ei lõpe viimase kooskõlastaja või allkirjastajaga. Menetluskaardil tuleb sisse lülitada kantseleikontrolli aken, et menetlus liiguks pärast viimase kooskõlastaja või allkirjastaja kinnituse saamist kantsleisse dokumendi väljasaatmiseks või pädevatele isikutele teavituse edastamiseks. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
§ 24¹ Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetlemine
1) Kui dokumendi või ülesande täitmiseks ja vastuse koostamiseks on määratud lühike tähtaeg, vastutab dokumendi koostaja või ülesande täitja antud asja tähtaegse täitmise eest. 2) Ülesande täitja või vastava valdkonna asekantsler määrab menetluses optimaalse arvu kooskõlastajaid, et dokument jõuaks tähtaegselt allkirjastamiseks. 3) Ülesande täitjal on kohustus informeerida ülesande lahendamise käigust kõiki vahendeid kasutades neid asjasse puutuvaid ametnikke, keda polnud menetlusosalisteks märgitud ja kes peaksid antud asja lahendamise käigust teadlikud olema. 4) Menetluse prioriteet tuleb muuta tähtsaks ja vajadusel märkida kommentaari täitmisega seotud asjaolud ja teade kiirest menetlemisest. Vajadusel anda sekretärile ülesanne tagada dokumendi tähtaegne esitamine allkirjastamiseks. 5) Ülesande täitjal on kohustus jälgida menetluse kulgemist kas menetlusteavitusnupu sisselülitamisega või muul moel. Vajadusel peab ta sekkuma menetlusprot
sessi menetlusrajal muudatuste tegemiseks või kooskõlastajale teavituse andmiseks asja kiiremaks menetlemiseks. 6) Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetluses esinevate tõrgete või puuduste kohta tuleb viivitamatult anda teade kas IT-abile, dokumendi koostajale või asjasse puutuvale isikule. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 25. Hinnangu andja pädevus
Kui dokument on esitatud teenistujale kooskõlastada, siis ta: 1) kiidab dokumendi heaks märkusteta ja edastab selle järgmisele hinnangu andjale; 2) kiidab dokumendi heaks, kuid teeb selles sisulise tähtsuseta muudatusi ning edastab dokumendi järgmisele hinnangu andjale teavitades ühtlasi dokumendi koostajat tehtud muudatustest; 3) teeb dokumendis sisulisi muudatusi ja tagastab dokumendi lõpptäitjaks olevale teenistujale seisukoha võtmiseks ja vajaduse korral uue kooskõlastuse korraldamiseks; 4) ei kiida dokumenti heaks ja tagastab selle lõpptäitjaks olevale teenistujale ja põhjendab tagastamist.
§ 25¹ Olulise tähtsusega eelnõude menetlemise erisused
(1) Kui ministeeriumile saabub olulise tähtsusega või mõne Justiitsministeeriumi vastutusvaldkonnaga seotud eelnõu, siis pärast kooskõlastuse saatmist võetakse eelnõu edasine menetlus Riigikogus jälgimise alla. Vajadusel osaletakse eelnõu menetluses.
(2) Vastuse koostaja peab enne kooskõlastuskirja allkirjastamiseks esitamist andma oma seisukoha eelnõu olulisuse ja edasise menetluses osalemise kohta, märkides selle menetluse kommentaari. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 26. Dokumendi allkirjastamiseks esitamine
(1) Pärast dokumendi kooskõlastamist esitatakse see allkirjastamiseks koos lisade ja muu asjakohase materjaliga. Pärast kooskõlastuse saamist ja enne dokumendi allkirjastamisele esitamist ei ole lubatud dokumendis muudatusi teha v.a dokumendi numbri, kuupäeva, allkirjastaja nime muutmine või sisestamine. Erandina võib muudatuse teha allkirjastaja korraldusel kui muudatuse tegemise põhjus märgitakse kommentaari.
(2) Digitaalallkirjastamiseks minevate dokumentide puhul moodustab dokumendi koostaja vajalikest dokumentidest allkirjakonteineri. Koostaja vastutab õigete dokumentide paigutamise eest allkirjakonteinerisse. Vajadusel võib paluda allkirjakonteiner moodustada ka osakonna või talituse sekretäril või kantsleri abil, teavitades teda eelnevalt sellest. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(3) Allkirjastamiseks esitatud dokumentidest peab olema arusaadav, millised dokumendid allkirjastatakse, millised dokumendid saadetakse lisadena ja millised on lisatud infoks. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(4) Allkirjakonteineri võib kustutada dokumendis paranduste sisseviimseks kooskõlastaja, kelle käes on menetlus või kantselei töötaja, kellele on selleks antud õigused. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(5) Seaduseelnõu saatmisel Riigikantseleile edastatakse ministri nõunikule vastava eelnõu kohta memo samaaegselt selle eelnõu allakirjutamisele esitamisega. Memo vormistatakse asjaajamiskorraga kinnitatud seaduseelnõu memo plangile ja selles esitatakse lühikokkuvõte eelnõu kohta. Memo koostamise eesmärgiks on anda ministrile operatiivne ja asjalik ülevaade valminud eelnõu eesmärgist, olulisematest muutustest, sihtrühmast, maksumusest jm tähtsamatest asjaoludest ning see antakse ministrile kaasa Vabariigi Valitsuse istungile, Riigikogu komisjoni I lugemisele ja Riigikogu täiskogu I lugemisele. Memo täiendatakse vastavalt vajadusele eelnõu menetluse käigus. Eelnõu menetlemise eest vastutav nõunik tagab memode esitamise ministri nõunikule tähtaegselt. [Täiendatud – 21.11.2008. a nr 129
]
1) Õigusakti eelnõu koostaja saadab eelnõu kohta ministrile koostatava memo enne allkirjastamisele andmist avalike suhete talitusele. 2) Avalike suhete talitus koostab memo põhjal eelnõu kokkuvõtte ehk tutvustava teksti Vabariigi Valitsuse istungiprogrammile „Viis“ saatmiseks ning tagastab kokkuvõtte eelnõu koostajale, kes teeb vajadusel parandused ja lisab dokumendi eelnõu materjalide juurde. 3) Juhul, kui eelnõu kohta ministrile memo ei koostata, esitab eelnõu koostaja avalike suhete talitusele lühikese kokkuvõtte eelnõu eesmärgist, peamistest muudatustest, planeeritavast kulust ja jõustumise ajast toimetamiseks. Toimetamise läbinud kokkuvõte tagastatakse selle saatjale ning see lisatakse eelnõu materjalide juurde“. 4) Õigusakti eelnõu koostaja vastutab selle eest, et memo või sisukokkuvõte oleks lisatud menetlusele. Vajadusel palub abi osakonna sekretärilt nende lisamisel. [Täiendatud – 04.03.2009. a nr
16
]
Dokumendiregistris säilitatakse kuni dokumendi hävitamiseni teave dokumendi: 1) liikumise kohta; 2) menetlemiseks antud juhiste kohta; 3) koostamise aluseks olnud dokumentide kohta.
Dokumendi menetlemist kontrollib struktuuriüksuse sekretär. Kui dokumendist tulenev ülesanne on täitmata, selgitab sekretär selle põhjused ning teeb ülesande täitmata jätmise ja selle põhjused teatavaks struktuuriüksuse juhile.
§ 30. Täitmise tähtajad
(1) Dokument vaadatakse läbi ja asi lahendatakse dokumendi saamisest alates 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene muud tähtaega. Dokumendile, mille vastused allkirjastab ainult asekantsler, vastatakse dokumendi saamisest alates 20 päeva jooksul.
(2) Dokumendi liigist tulenevalt on täitmise tähtajad järgmised:
1) õigusaktidest ja Vabariigi Valitsuse istungi protokollilistest otsustest tulenevad ülesanded täidetakse aktis määratud tähtaja jooksul; 2) peaministri või riigisekretäri kirja, mis ei käsitle teenistusülesandeid menetletakse juhises märgitud tähtaja jooksul. Kui tähtpäeva ei ole määratud, menetletakse kirja selle saabumisest alates ühe kuu jooksul; 3) riigisekretäri järelepärimisele vastatakse selle saamisest alates 7 tööpäeva jooksul; 4) Ministri või tema nõunike kaudu saabunud Riigikogu liikmete küsimustele või muudele poliitilistele küsimustele vastatakse selle saamisest alates 5 kalendripäeva jooksul. Kui asja ei ole võimalik selle tähtaja jooksul lahendada, annab täitja 5 kalendripäeva jooksul teada, milline on uus vastamise tähtaeg ning täidab ülesande täpselt ettenähtud tähtajal; [Täiendatud – 21.11.2008.a. nr 129
] 5) Riigikogu komisjoni järelepärimisele vastatakse selle saamisest alates 14 tööpäeva jooksul; 6) õiguskantsleri järelepärimisele vastatakse selle saamisest alates 10 päeva jooksul; 7) seaduseelnõu või Riigikogu otsuse eelnõu kooskõlastatakse selle saamisest alates 15 tööpäeva jooksul; 8) muu eelnõu või dokument kooskõlastatakse selle saamisest alates 10 tööpäeva jooksul; 9) ministeeriumis toimunud nõupidamise protokolli kantud otsus täidetakse selles nimetatud tähtaja jooksul; 10) juhtkonna juhist sisaldavale ametikirjale vastatakse selle saamisest alates ühe kuu jooksul; 11) kodaniku märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse selle saamisest alates ühe kuu jooksul; 12) teabenõudele vastatakse selle saamisest alates 5 tööpäeva jooksul; 13) puudusi sisaldava dokumendi saatjale saadetakse teade puuduste kõrvaldamiseks dokumendi saamisest alates 5 tööpäeva jooksul (täiendus 14
.03.2003.a. nr 65)
(3) Kõrgemalseisev ametnik võib määrata asja lahendamiseks ettenähtust lühema tähtaja. Kui asja ei ole võimalik selle tähtaja jooksul asja lahendada, esitab täitja põhjendatud taotluse tähtaja pikendamiseks. Taotluse rahuldamise otsustab tähtaja määraja.
(4) Riigiasutuse kirjale ning ministeeriumile saadetud märgukirjale või avaldusele vastamise tähtaega võib pikendada kahe kuuni, kui vastamiseks on vaja teha lisauuringuid.
(5) Riigikogu liikme märgukirjale või avaldusele vastamise tähtaega võib pikendada ühe kuuni, kui vastamiseks on vaja teha lisauuringuid.
§ 31. Täitmise tähtaja muutmise kord
(1) Kui asja lahendamiseks on vaja teha lisauuringuid, pöördub ülesande täitja tähtaja pikendamise taotlusega ministri või kantsleri poole, olenevalt nende pädevusest.
(2) Täitmise tähtaja pikendamisest või eelnõude menetlemise infosüsteemi kaudu saabunud dokumentide täitmise tähtaja pikendamise taotlusest teatatakse dokumendi saatjale üldkorras enne ettenähtud tähtaja lõppemist.
§ 32. Dokumendi koostamise tähtajad
(1) Väljasaadetav dokument esitatakse ministeeriumisiseseks kooskõlastamiseks vähemalt kolm tööpäeva enne täitmise tähtpäeva lõppemist.
(2) Kui dokumenti menetleb mitu struktuuriüksust, määrab lahendatava asja kohta arvamuse esitamise tähtpäeva lõpptäitja. Sellekohane märge tehakse menetluskaardile.
§ 33. Tähtpäeva järgimine
(1) Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab dokumendi täitja.
1) struktuuriüksuse juht on kohustatud vähemalt üks kord kuus kontrollima talle alluvatele ametnikele antud ülesannete täitmise tähtaegadest kinnipidamist ja vastavalt vajadusele informeerima sellest asekantslerit või kantslerit; 2) kantselei annab iga nädala lõpus sekretäridele infot nende struktuuriüksustes täitmisel olevate ülesannete kohta; 3) sekretärid jälgivad iga päev oma struktuuriüksuste töötajate ülesannete tähtaja jooksul täitmist ja vajadusel informeerivad ametnikku tähtaja lõppemisest. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(2) Dokumendi täitmise tähtpäeva on järgitud, kui vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi teksti edastamine faksi või muu sidevahendiga.
(3) Asi on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud või kui dokumendi saatjale on vastatud sisuliselt ning lahendamisest on asjaomastele isikutele või asutustele teatatud.
6. peatükk. Dokumendi allkirjastamine ja väljasaatmine
1. jagu
Dokumendi allkirjastamine
§ 34. Allkirjastamise põhimõtted
(1) Ministeeriumist väljasaadetava dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, välja arvatud juhul, kui:
1) dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga tutvuda; 2) adressaadi elektronposti aadress ei ole teada; 3) adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti; 4) kasutatakse vapipitserit või turvaelementidega paberit.
(2) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud asjaajamiskorra § 19' toodud korras.
(3) Digitaaldokumendi allkirjastamisel on menetlusrajal viimane kinnitaja dokumendi allkirjastaja, paberkandjal oleva dokumendi allkirjastamisel on menetlusrajal viimaseks kinnitajaks allkirjastajast eelnev kinnitaja.
(4) Menetlusradade koostamisel jälgida täpselt menetlusradade koostamise juhiseid juhis. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 35. Ministri ja kantsleri allkirjastamispädevus
(1) Minister kirjutab ainuisikuliselt alla järgmistele dokumentidele:
1) ministri käskkiri; 2) kirjavahetus Riigikogu liikme või komisjoniga; 3) kirjavahetus Vabariigi Presidendiga; 4) kirjavahetus poliitilistes küsimustes; 5) ministritevaheline kirjavahetus; 6) ministrit puudutav kirjavahetus, 7) Vabariigi Valitsusele esitatavad materjalid; 8) kooskõlastamiseks saadetav õigusakti eelnõu; 9) õigusakti eelnõu kooskõlastuskiri.
(2) Minister ja kantsler kirjutavad alla järgmistele dokumentidele:
1) ministri määrus; 2) kehtetu 27.07.06. kk nr 97; 3) kehtetu 27.07.06. kk nr 97; 4) kehtetu 27.07.06. kk nr 97.
(3) Kantsler kirjutab ainuisikuliselt alla järgmistele dokumentidele:
1) ministeeriumi valitsemisala asutustega peetavas kirjavahetuses edastatav kiri nende tegevuse koordineerimiseks; 2) eelarve käsutamist ja riigivara kasutamist käsitlevas kirjavahetuses edastatav kiri; 3) kantsleri käskkiri; 4) leping; 5) kodanikule saadetav kiri; 6) muu dokument, kui seadusest või selle alusel antud õigusaktist ei tulene teisiti; 7) haldusala ja valitsemisala asutuse juhi, ministri, asekantsleri, siseauditi osakonna juhataja, kantsleri nõuniku ja kantsleri abi ning üldosakonna teenistuja ja töötaja välislähetuse korraldus; 8) ministri, asekantsleri, siseauditiosakonna juhataja, üldosakonna finants- ja varahaldustalituse juhataja, kantsleri nõuniku ja kantsleri abi siseriikliku lähetuse taotlus ja puhkuse taotlus. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(4) [Kehtetu − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 36. Allkirjastamine ministri volitusel
(1) [Kehtetu − 11.01.2008 a nr 4
]
(2) Lisaks lõikes 1 nimetatud kooskõlastuskirjadele allkirjastab kantsler ministri asemel järgmised kirjad: 1) [Kehtetu − 11.01.2008 a nr 4
] 2) osalusveebist saabunud ettepaneku vastuskirja; [Muudetud –4.03.2009.a. nr 16
] ; 3) rahvusvahelise organisatsiooni aruande või küsimustiku kohta esitatava ettepaneku või kommentaari; 4) ettepaneku või kommentaari Välisministeeriumis Inimõiguste Kohtule esitamiseks koostatud materjali kohta; 5) arengukava või kontseptsiooni kooskõlastuskirja, kui arengukava või kontseptsioon ei seondu Justiitsministeeriumi valitsemisalaga ega tingi põhimõttelisi muudatusi õigussüsteemis; 6) kodaniku või juriidilise isiku kirja vastuse kasutades vajaduse korral edasivolitamisõigust.
(3) [Kehtetu − 11.01.2008 a nr 4
]
(4) Ministri volitusel allakirjutamise korral kasutatakse sõnastust: “Kantsler ministri volitusel”.
§ 37. Teiste ametnike allkirjastamise pädevus
(1) Asekantsler kirjutab dokumentidele alla oma pädevuse piires või ministri või kantsleri volitusel. asekantsler allkirjastab järgmised dokumendid: - Justiitsministeeriumi haldusala ja valitsemisala asutuse juhi lähetuse korralduse ja puhkuse taotluse, oma osakonna talituse juhataja puhkuse taotluse ja oma osakonna teenistuja välislähetuse korralduse ja siseriikliku lähetuse taotluse; - kohtu esimeeste, kohtu direktorite, kohtu osakondade, Eesti Advokatuuri, Notarite Koja, registrite ja Infosüsteemide Keskuse, Eesti Kohtuarstliku Ekspertiisi Instituudi, Andmekaitse Inspektsiooni, kohtutäiturite, pankrotihaldurite, riigi peaprokuröri, notarite ja vandetõlkide järelepärimistes vastuskiri edasivolitamise õigusega; - ametiasutuste ja institutsioonidega peetavas kirjavahetuses edastatav kiri kui ministri ja kantsleri allkiri ei ole nõutav; - vastused ministrile suunatud isikute avaldustele ja märgukirjadele juhitava osakonna ülesannete piires; -ettepaneku ja
järelpärimise vastuse vanglatele ning vanglaametniku ja vanglas töötava riigiametniku suhtes distsiplinaarmenetluse algatamise ja distsiplinaarkaristuse määramise käskkirja. [Täiendatud −07.07.2008 a nr 79
]
(2) Teised ametnikud kirjutavad dokumentidele alla vastavalt lõikes 3 toodud pädevusele või ministri, kantsleri või asekantsleri volitusel. Talituste juhataja allkirjastab oma talituse teenistuja puhkuse taotluse. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
(3) Justiitsministeeriumi ametnikud kirjutavad alla järgmistele dokumentidele: 1) [Kehtetu − 11.01.2008 a nr 4
] 2) üldosakonna arendus- ja personalitalituse juhataja: - töökuulutuse edastamise kiri; - teenistuslehe edastamise kiri; - Justiitsministeeriumis töötamist tõendav kiri; - <?xml:namespace prefix = st1 ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" />Statistikaametile esitatav tööjõuliikumise aruanne; - riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste riiklikule registrile saadetud kiri muudatuse tegemisest; 3) üldosakonna kantselei juhataja: -asutuste ja isikutega peetavas kirjavahetuses edastatavale informatiivsele kirjale; [Muudetud −07.07.2008 a nr 79
] 4) kriminaalpoliitika osakonna rahvusvahelise õigusabi talituse juhataja õigusabi taotluse edastamise kirjale; 5) vanglate osakonna talituse juhataja oma talituse pädevuse piires: - asutustega peetavas kirjavahetuses edastatav informatiivne kiri; - vanglaametniku eriala õppuri praktikale suunamise kiri; - vaideotsus - haldusakti peatamise otsus vaidemenetluses - menetlustähtaja ennistamine haldusmenetluses - haldusakt, millega tehakse sisuline otsus. 6) üldosakonna finants- ja varahaldusetalituse juhataja: - asutustega peetavas kirjavahetuses edastatav informatiivne kiri riigivara kasutamise küsimustes; - palgatõendi edastamise kiri; - maksuteate edastamise kiri; - eelarve muudatuse teatamise kiri; - Justiitsministeeriumi juhtkonna poolt kinnitatud dokumendi edastamise kiri; - ministeeriumi või volitatud asutuse poolt rahandusministri 11.septembri 1995. a määrusega nr 118 ja 15.jaanuari 1996. a määrusega nr 5 kinnitatud vormidel riigiv
ara registrile esitatav riigivara registreerimiskaart - asutustega peetavas kirjavahetuses edastatav informatiivne kiiri riigivara registreerimise, mahakandmise, kõlbmatuks tunnistamise, võõrandamise või üleandmise küsimustes -garantiikiri või muu finantsdokument; - üldosakonna teenistuja ja töötaja siseriikliku lähetuse taotluse. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
] 7) justiitshalduspoliitika osakonna talituse juhataja: - osakonna vastutusala ametiasutustega seotud kirjavahetuses edastatav kiri [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
] 8) üldosakonna õigustalituse juhataja: - kehtetu 27.07.06. kk nr 97; - riigihanke pakkumismenetluse käigus esitatavale küsimusele, esitatud küsimuste vastusele ja teatele; - Justiitsministeeriumi juhtkonna poolt kinnitatud dokumendi või otsuse edastamise kiri; 9) üldosakonna riigihangete spetsialist ja jurist või riigihanke korraldamise käskkirjas määratud juhul riigihanke korraldamise komisjoni liige: - riigihanke pakkumismenetluse käigus esitatavale küsimusele, esitatud küsimuste vastusele, teatele, lepingu edastamise kirjale ja vaidlustuse selgitusele. 10) õiguspoliitika osakonna talituse juhataja, nõunik ja referent ning sekretär-asjaajaja: [Lisatud-07.07.2008 a nr 79
] - vastus märgukirjale, selgitustaotlusele, teabenõudele, avaldusele ja kaebusele oma pädevuse piires; - osakonna vastutusala ametiasutustega seotud kirjavahetuses edastatav kiri: [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
] 11) kriminaalpoliitika osakonna talituse juhataja, nõunik ja sekretär-asjaajaja: - vastus märgukirjale, selgitustaotlusele, teabenõudele, avaldusele ja kaebusele oma pädevuse piires; - osakonna vastutusala ametiasutustega seotud kirjavahetuses edastatav kiri: [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
] 12) [Kehtetu − 11.01.2008 a nr 4
] 13) [Kehtetu − 11.01.2008 a nr 4
] 14) vanglate osakonna talituse nõunik või peaspetsialist: - haldusmenetluse käigus tehtav otsus, välja arvatud osa, milles on pädevus vanglate osakonna talituse juhatajal või asekantsleril; - kinni peetava isiku paigutamise või ümberpaigutamise otsustamise menetluse käigus tehtav otsus; - vastus märgukirjale ja selgitustaotlusele; - vastus teabenõudele kui seda tehakse posti teel 15) justiitshalduspoliitika osakonna ametnik, sh sekretär-asjaajaja: vastus märgukirjale, selgitustaotlusele, teabenõudele, avaldusele ja kaebusele oma pädevuse piires; 16) justiitshalduspoliitika osakonna järelvalvet teostav ametnik: - pöördumine (sh vastus kaebusele ja järelepärimiseks edastatud kiri järelevalvatavale või kolmandale isikule), mis on seotud järelevalvemenetluse läbiviimisega [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
] 17) õiguspoliitika osakonna projektijuht: - projektiga seotud kirjavahetuses edastatav kiri. [Täiendatud -19.09.2008. a nr 106
]
§ 38. Allkirjastamine
(1) Kui dokument on digitaalselt allkirjastatud, edastab viimane allkirjastaja selle kantseleile.
(2) Kui välja saadetakse allkirjastatud paberdokument või kui dokumenti on vaja paberdokumendina säilitada, trükitakse kantseleis dokument välja ning edastatakse adressaadile: 1) tõestusmärkega; 2) õigusaktidega ettenähtud juhtudel vapipitseriga või 3) ministri või kantsleri korraldusel turvaelementidega ja reljeefpitseriga paberil.
(3) Paberkandjal dokumendi võib erandkorras allkirjastada.
(4) Digitaalallkirja ei panda: 1) rahvusvahelise õigusabi dokumentide edastamise kirjale ning teistele välismaal asuvale asutusele või isikule saadetavatele kirjadele; 2) kinnipeetava isiku kirja vastusele ja selle tagastamise kirjale; 3) kodaniku või isiku kirja vastusele, kui sissetulnud kiri oli paberkandjal; 4) kirjale, mis eeldab selliste lisade saatmist, mis ei ole koostatud Justiitsministeeriumis; 5) erijuhtudel, kui dokument edastatakse paberkandjal koos omakäelise allkirjaga (distsiplinaarkäskkiri, mille puhul üks eksemplar tagastatakse koos allkirjaga kättesaamise kohta); 6) lepingule, mille teine pool allkirjastab paberkandjal; 7) kirjale, millega edastatakse tõestusmärkega dokumendikoopia või arhiiviteatis; 8) pika säilitustähtajaga dokumendile (põhitegevuse käskkiri).
(5) Digitaalallkirja tõestamine Pikaajaliseks säilitamiseks väljaprinditud dokumendi sellele lehele, kus on allkirjastaja nimi, tehakse kantseleis tõestusmärge. Tõestusmärge tehakse templiga, millel on tekst: - digitaalallkirja andmise kuupäev ja kellaeg; - allkirjastaja nimi ja ametikoht; - tõestusmärke teinud ametniku nimi, ametikoht ja allkiri; - tõestusmärke tegemise kuupäev. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
2. jagu
Digitaalallkirja kasutamise kord
§ 39. Sertifikaadi omanik ja sertifikaadi taotlemine
(1) Ameti ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaadid on: 1) ministril; 2) kantsleril; 3) asekantsleril; 4) muul ametnikul, kelle tööülesannete hulka kuulub kirjavahetuse pidamine Justiitsministeeriumi nimel.
(2) Lõike 1 punktis 4 nimetatud ametnike ametikohtade nimetuste loetelu kehtestab kantsler, vajaduse korral arvestades osakondade põhimäärustes sätestatud asendamise korda. Allkirjaõigusega isikute loetelu peetakse kontrollseisus oleval ministeeriumi veebilehel.
(3) Lõikes 1 nimetatud isik taotleb Justiitsministeeriumi valitud sertifitseerimisteenuse osutajalt endale sertifikaadi, et kasutada digitaalallkirja ametiülesannete täitmisel. Sertifikaadi taotlemise kulud katab Justiitsministeerium. (4) [Kehtetu – 26.01.2005/19
]
§ 40. Sertifikaadi kehtivuse peatamine ja sertifikaadi kehtetuks tunnistamine
(1) Kui sertifikaadi kehtivus on peatatud või kui sertifikaat on tunnistatud kehtetuks “Digitaalallkirja seaduse” (RT I 2000, 26, 150; 92, 597; 2001, 56, 338; 2002, 53, 336; 61, 375) § 14 lõike 1 punktides 1, 2 või 8 nimetatud alustel, teeb sertifikaadi omanik selle viivitamata teatavaks vahetule kõrgemalseisvale ametnikule.
(2) Teenistussuhte peatumise ajaks esitab sertifikaadi omanik sertifitseerimisteenuse osutajale avalduse sertifikaadi kehtivuse peatamiseks.
(3) Kui ametnik teenistusest vabastatakse või viiakse üle teisele ametikohale, esitab sertifikaadi omanik sertifitseerimisteenuse osutajale avalduse sertifikaadi kehtetuks tunnistamiseks. Kui ametnik jätkab teenistust ametikohal, millel on vaja ametiülesannete täitmiseks kasutada digitaalallkirja, taotleb ta uue sertifikaadi §-s 41 sätestatud korras.
§ 41. Sertifikaadi kehtivuse peatamise ja sertifikaadi kehtetuks tunnistamise tagajärg
Kui ametiülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaadi kehtivus peatatakse või sertifikaat tunnistatakse kehtetuks, omandab allkirjaõiguse sertifikaadi omaniku asendaja.
§ 42. Digitaalallkirja andmiseks vajaliku võtmepaari moodustamine
(1) Digitaalallkirja andmiseks vajaliku võtmepaari moodustab sertifitseerimisteenuse osutaja enda kehtestatud korras kasutades võtmepaari moodustamiseks sobivaid riistvara ja tarkvara vahendeid. Teenuse osutja edastab võtmepaari sobival andmekandjal (kiipkaardil).
(2) Kui osutub vajalikuks moodustada võtmepaar ministeeriumis, siis täidetakse järgmised nõuded: 1) võtmepaar moodustatakse võtmepaari omaniku arvutis; 2) võtmepaari moodustamise ajaks lülitatakse arvuti võrgust välja; 3) võtmepaar salvestatakse ning säilitatakse arvuti kõvakettal; 4) pärast võtmepaari moodustamist veendutakse, et võtmepaar on omaniku ainuvalduses.
§ 43. Isikliku võtme kaitse ja saladuses hoidmise kord
(1) Kiipkaardil säilitatava võtmepaari kaitseks rakendatakse järgmisi abinõusid: 1) kiipkaart on omaniku ainuvalduses; 2) töökohalt lahkudes ei jäeta kiipkaarti kiipkaardilugejasse; 3) kiipkaardil olevat isiklikku võtit kasutades veendutakse, et võtme kasutamiseks vajalikud paroolid, pääsufraasid, salasõnad, PIN-koodid ja muu selline teave ei satu teiste isikute valdusesse; 4) kiipkaardil olevat isiklikku võtit kasutades veendutakse, et isikliku võtme kasutamise ajal puudub teistel isikutel juurdepääs kiipkaardile ning isiklikku võtit kasutavale tarkvarale.
(2) Võtmepaari tarkvarana säilitatades rakendab omanik isikliku võtme kaitseks järgmisi abinõusid: 1) hoiab isklikku võtit ainuvalduses; 2) säilitab isiklikku võtit eri failis, mis on lubamatu kasutamise välistamiseks krüpteeritud vähemalt 13 märgi pikkust võtit kasutades; 3) failis olevat isiklikku võtit kasutades veendub, et võtme kasutamiseks vajalikud paroolid, salasõnad, pääsufraasid, PIN-koodid ja muu selline teave ei satu teiste isikute valdusesse; 4) isiklikku võtit kasutades veendub, et teistel isikutel puudub samal ajal juurdepääs sellele tarkvarale; 5) avab isiklikku võtit sisaldava faili vaid võtme kasutamiseks ning suleb faili kohe pärast võtme kasutamist.
(3) Isikliku võtme kasutamiseks vajalikke paroole, pääsufraase, salasõnu, PIN-koode ja muud sellist teavet käideldakse Justiitsministeeriumi andmeturbe eeskirja kohaselt.
§ 44. Isikliku võtme väljumine omaniku valdusest
(1) Isiklik võti on omaniku valdusest väljunud, kui: 1) võtit sisaldav kiipkaart on kadunud, hävinud või muul viisil väljunud kasutaja ainuvaldusest; 2) isiklikku võtit sisaldav fail on hävinud või kahjustatud; 3) isikliku võtme kasutamiseks vajalik parool, salasõna, pääsufraas, PIN-kood või muu selline teave on saanud teatavaks teisele isikule või ununenud.
(2) Kui isikliku võtme omanikul on alust arvata, et võti on tema valdusest väljunud, esitab ta viivitamata taotluse peatada sertifikaadi kehtivus sertifitseerimisteenuse osutaja kehtestatud korras.
(3) Kui selgub, et omaniku ainuvaldusest isikliku võtme väljumise kahtlus on põhjendatud, esitab sertifikaadi omanik viivitamata taotluse tunnistada sertifikaat kehtetuks sertifitseerimisteenuse osutaja kehtestatud korras.
(4) Kui selgub, et omaniku ainuvaldusest isikliku võtme väljumise kahtlus ei ole põhjendatud, esitab sertifikaadi omanik taotluse taastada sertifikaadi kehtivus sertifitseerimisteenuse osutaja poolt kehtestatud korras.
(5) Teenistuja teeb lõigetes 2-4 nimetatud asjaolud viivitamata teatavaks oma otsesele ülemusele.
3. jagu
Dokumendi väljasaatmine ja dokumendi kontrolli lõpetamine
§ 45. Väljasaadetava dokumendi kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
(1) Väljasaadetava dokumendi kohta kantakse kantseleis dokumendiregistrisse järgmised andmed: 1) dokumendi väljasaatmise kuupäev ja mil viisil dokument väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle) (täiendus 27.07.06. kk nr 97); 2) kui adressaadile on saadetud paberdokument, siis märge selle kohta; 3) vastuskirja puhul uus täitmise tähtpäev, kui dokumendi täitmise tähtaega on pikendatud või kui on saadetud vahekiri.
(2) Kui välja saadetakse ainult paberdokument ja dokumendi koostaja on jätnud selle kohta märke registrisse tegemata, teeb märke kantselei.
(3) Allkirjastatud dokument avalikustatakse veebilehel „Avaliku teabe seaduses“ (RT I 2000, 92, 597; 2002, 61, 375; 63, 387) sätestad korras.
(4) Juurdepääsupiirangute kehtestamine: 1) dokumentidele, millele on kehtestatud Avaliku teabe seaduse (edaspidi AvTS) § 35 alusel piiratud juurdepääs, tehakse vastav märge. Paberdokumendi puhul kasutatakse templit, millel on tekst: „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Justiitsministeerium märge tehtud……………..200…. a Juurdepääsupiirang kehtib kuni …………………………….20…... a Alus: AvTS § 35 lg …… p ………“ 2) paberdokumendile teeb asutusesiselt kasutatava templiga märke dokumendi koostaja või koostaja palvel osakonna sekretär. Digitaaldokumendi puhul valib dokumendi koostaja samade andmetega elektroonilise templiga kirjaplangi; 3) templit kasutades tuleb märkida juurdepääsupiirangu kehtestamise alus ja kehtivuse aeg. 4) juurdepääsupiirang kehtib kuni asjaolude äralangemiseni, mille eesmärgil see kehtestati (vajadus
e möödumine); 5) dokumentidele võib juurdepääsu kehtestada kuni viieks aastaks, va riikliku ja teenistusliku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevad dokumendid, mille suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni ja isikuandmeid sisaldav teave, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang vähemalt 75 aastat; 6) juurdepääsupiirangu lõppemisel vaatab kantselei koos asjaomaste osakondadega dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangud üle ja teeb vajadusel ministrile põhjendatud ettepaneku juurdepääsupiirangu pikendamiseks kuni viie aasta võrra; 7) juurdepääsupiirangu lõppemine märgitakse punast värvi templiga, millel on tekst: „JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD ……………………………….20…… a Alusdokument:…………………………..“; 8) juurdepääsupiirangu lõppemise märge tehakse paberdo
kumendil juurdepääsupiirangu templi peale ja alusdokumendina märgitakse selle dokumendi kuupäev ja number, mille alusel piirang kehtestati. Digitaaldokumentidele trükitakse sama teave punaselt. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 46. Dokumendi väljasaatmise tähtpäev
Dokument saadetakse välja selle allakirjutamise päeval.
§ 47. Dokumendi väljasaatmise korraldus
(1) Kantselei edastab elektrooniliselt väljasaadetava, digitaalselt allkirjastatud dokumendi adressaadi elektronposti aadressil või teeb kättesaadavaks vastavates infosüsteemides (e-õigus, osalusveeb, e-esitamine). [Muudetud – 21.11.2008.a. nr 129
]
1) Kui dokumendi menetlemise käigus pole määratud, kellele allkirjastatud dokument (nt põhitegevuse käskkiri, personalialane käskkiri) edastatakse, vastutab dokumendi elektroonilise saatmise eest dokumendi koostanud struktuuriüksuse sekretär. [Muudatus 23.02.2007. a nr 37
]
(11) Kaasamise koordineerija avaldab õigusakti eelnõu ja selle juurde kuuluvad materjalid osalusveebis vastavalt asjaajamiskorra § 202 lg 2 p-des 11 ja 12 sätestatule. [Täiendatud – 21.11.2008.a. nr 129
]
(2) Paberdokument pannakse kantseleis ümbrikusse ja frankeeritakse frankeerimismasinal.
(3) Kui paberdokument saadetakse enne postitamist adressaadile faksi teel, edastatakse faksiga saadetav dokument kantseleis faksiaparaadiga töötavale ametnikule, kes korraldab ka dokumendi postiga väljasaatmise.
(4) Ajutise säilitusväärtusega paberdokumendi ärakirja ministeeriumis ei säilitata.
§ 48. Dokumendi kontrolli lõpetamine
(1) Dokumendi kontrolli lõpetab kantselei.
(2) Kui dokumendi põhjal on asi lahendatud telefoni teel, lõpetab dokumendikontrolli asja lahendanud teenistuja, kes kannab dokumendiregistrisse järgmised andmed: 1) dokumendi saatja nimi või nimetus; 2) registriviit; 3) selle isiku nimi, kelle poole pöörduti; 4) helistamise kuupäev; 5) asja lahendamise tulemus; 6) helistaja nimi.
(3) Kui dokumendist tulenevat ülesannet on võimatu täita, annab kantseleile dokumendi kontrolli lõpetamise loa kantsler.
§ 49. Paberdokumendi paljundamine
(1) Ministeeriumis paljundatakse ministeeriumis või ministeeriumi tellimusel koostatud dokumente kui suure mahuga dokument saadetakse või esitatakse paljudele isikutele või asutustele.
(2) Dokumendi ärakirjade tegemise korraldab kantselei.
(3) Paljundusbüroos registreeritakse paljundatavate dokumentide kohta järgmised andmed: 1) sisu; 2) eksemplaride arv; 3) kasutatud lehtede arv.
(4) Kui paljundatav dokument ja selle kasutamise otstarve seda võimaldavad, vähendatakse kujutist või paljundatakse mõlemale lehepoolele.
7. peatükk. Teenistuja asendamine ja asjaajamise üleandmine
§ 50. Teenistuja asendamine
(1) Kui teenistuja ametikoht on teenistuja äraolekul täitmata, määrab teenistuja vahetu ülemus ülesande õigeaegse täitmise tagamiseks teenistujale asendaja.
(2) Kui äraolevale teenistujale on ametiülesannete täitmiseks antud digitaalallkirja kasutamise sertifikaat, siis talle asendajat määrates arvestatakse seda ja tagatakse allkirjaõiguse üleminek.
(3) Asendajale tehakse kättesaadavaks äraoleva teenistuja need dokumendid, mille täitmise tähtpäev saabub enne teenistuja naasmist.
§ 51. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt
(1) Asjaajamise üleandmine vormistatakse enne teenistuja teenistussuhte peatumist või teenistuskoha muutumist või enne tema ameti- või abiteenistuskohalt vabastamist, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu ülemus või asjaajamise üleandja.
(2) Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise aktiga hiljemalt teenistuja lahkumise päevaks.
(3) Ministeeriumi juhtimise üleandmisel annab kantsler ametisse astuvale ministrile ülevaate ministeeriumi ja tema valitsemisala strateegilistest eesmärkidest ja nende saavutamisest, ministeeriumile antud ülesannetest ja nende täitmisest, ministeeriumi ja tema valitsemisala probleemidest, ministeeriumi eelarvevahendite kasutamisest ja seisust ning ministeeriumi töökorraldusest. Kantsleri ja asekantslerite teenistusest lahkumise korral sisaldab üleandmis-vastuvõtmise akt järgmisi andmeid: 1) kantslerile ja asekantsleritele alluvate osakondade täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) alluvate osakondade täitmisel pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) asutuse (kantsleri lahkumisel) või osakonna koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 5) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu; 6) eelarvevahendite seis (kantsleri lahkumisel); 7) üldandmed arhiivi kohta (kants
leri lahkumisel); 8) Justiitsministeeriumi pitsatite arv, liigid ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike nimed ja ametikohad (kantsleri lahkumisel); 9) viimasena allkirjastatud dokumentide viidad vastavalt dokumendiliigile. Ministeeriumi teiste ametnike teenistusest ja töötajate töölt vabastamise või nende teenistus- või töösuhte peatumise või puhkuse korral vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vaid juhul, kui seda nõuab vahetu juht. Sellisel juhul märgitakse akti: 1) ametniku või töötaja täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 3) üleantavate üksikdokumentide ning sarjadena peetavate toimikute loetelu. [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
(4) Akti märgitakse asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 51¹ Asjaajamise ühepoolne vastuvõtmine
Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku või töötaja, ministri või tema poolt määratud ametniku või töötaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
§ 51² Mittenõustumine akti sisuga
Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. [Täiendatud − 11.01.2008 a nr 4
]
8. peatükk. Dokumentide hoidmine
§ 52. Dokumentide loetelu ja dokumentide säilitamise tähtajad
(1) Dokumentide loetelu koostamise eesmärk on tagada asjaajamises toimikute moodustamise ja arvestamise kord.
(2) Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult Justiitsministeeriumi struktuuriüksuste kaupa.
(3) Dokumentide liigituse põhiüksus dokumentide loetelus on sari.
(4) Dokumentide loetelu muudetakse, kui: 1) ministeeriumi ülesannete või struktuuri muutumise tulemusena tekivad uued dokumendi sarjad; 2) muutub dokumendi liigi kohta kehtestatud säilitustähtaeg; 3) sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb avalik arhiiv.
(5) Kui Justiitsministeeriumi struktuuris või ülesannetes tehakse ulatuslikke muudatusi, mille tõttu muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis, kehtestatakse uus dokumentide loetelu.
(6) Justiitsministeerium esitab dokumentide loetelu või selle muutmise kavandid Riigiarhiivile, et saada arhiivilt asjakohane arvamus enne dokumentide loetelu kehtestamist või muutmist.
(7) Kui Justiitsministeerium jätab Riigiarhiivi arvamuse arvestamata, esitab ta arvamuse saamisest alates asjakohase põhjenduse ühe kuu jooksul.
(8) Dokumendi säilitustähtaja kehtestamisel võetakse lisaks seadustes ja teistes õigusaktides dokumendi liigi kohta kehtestatud säilitustähtajale arvesse: 1) fakti või tegevuse tõestamiseks ning isiku õiguste kaitseks vajalikku tähtaega, kui seda ei ole ette nähtud seadusega või selle alusel antud õigusaktiga; 2) Justiitsministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadus; 3) dokumentide näidisloetelus ettenähtud säilitustähtaega.
(9) Dokumendi säilitustähtaeg on kooskõlas dokumentide loetelus sarja kohta kehtestatud säilitustähtajaga. Säilitustähtaeg määratakse: 1) aastates või 2) tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või 3) alatisena.
(10) Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või saamisest või kindlaksmääratud sündmuse toimumisest alates. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomisest või saamisest või asja lõpetamisest alates.
(11) Elektronregistrite ja muude elektronandmekogude puhul nimetatakse dokumentide loetelus nende säilitamise alus ning väljatrüki tegemise periood või tingimused.
(12) Justiitsministeeriumi dokumentide säilitustähtajad on esitatud Justiitsministeeriumi kantsleri 08.01.2002. a käskkirjas nr 3 „Dokumentide loetelu kinnitamine“.
§ 53. Lahendatud asja käsitleva paberdokumendi hoidmine
(1) Lahendatud asja käsitlevat paberdokumenti hoitakse toimikus (registraatorites või kiirköitjates), mille seljale või kaanele märgitakse ministeeriumi dokumentide loetelus sellele dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.
(2) Toimikus paigutatakse dokumendid kronoloogilises või vajaduse korral muus loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses.
(3) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algdokument koos vastuskirjaga ja asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.
(4) Toimikusse pannakse lõplikult vormistatud dokument. Poolikult vormistatud dokument (kuupäeva, viited, kooskõlastusmärke, allkirja vms puudumine) tagastatakse koostajale lõplikuks vormistamiseks.
(5) Ühte toimikusse ei panda eri säilitustähtajaga dokumente.
(6) Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise töörühma ja komisjoni toimik, hoone järelevalvetoimik).
§ 54. Lahendatud asja käsitlevate digitaaldokumentide hoidmine
(1) Lahendatud asja käsitlev digitaaldokument salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab dokumendi säilimise autentsena ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
(2) Dokument salvestatakse ümber hiljemalt 3 aasta pärast.
(3) Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul. [Muudetud − 11.01.2008 a nr 4
]
(4) Lõikes 3 nimetatud dokumendi säilituseksemplarile tehakse kinnitusmärge.
(5) Digitaaldokumendi sari määratakse dokumentide loetelu järgi. Sarja tunnust täiendatakse dokumendi leidmist, süstematiseerimist ja arhiveerimist hõlbustavate tunnustega (nt dokumendi tüüp).
§ 55. Arhivaali säilitamine ja kasutamine
(1) Arhivaali, millega seotud asjaajamine on lõppenud hoitakse ministeeriumis või arhivaal hävitatakse või antakse üle alaliseks säilitamiseks Riigiarhiivi.
(2) Justiitsministeeriumi asjaajamises on arhivaali olemi kindlakstegemise ning juurdepääsu tagamise vahendiks arhivaalide loetelu.
(3) Arhivaalide loetelus järjestatakse toimikud või muud üksused dokumentide loetelus kehtestatud sarjade kaupa. Arhivaalide loetelus esitatakse arhivaali kohta järgmised andmed: 1) ministeeriumi nimetus; 2) struktuuriüksuse nimetus; 3) sarja tähis ja nimetus; 4) toimiku järjekorranumber ja pealkiri; 5) toimikute või muude üksuste hulk; 6) arhivaalide piirdaatumid.
(4) Asjaajamisaasta või muu asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud võetakse arhivaalide loetelus arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu.
(5) Kui arhivaal esitatakse hävitamiseks või ministeeriumi arhiivi üleandmiseks, tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaali väljumise kohta ja viidatakse hävitamise- või üleandmise-vastuvõtmise aktile.
(6) Arhivaali hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamiseni hoitakse arhivaali loeteluga kooskõlas. Asjaajamisperioodil tekkinud toimikud, mille säilitustähtaeg on kuni kümme aastat, võib loetleda summaarselt.
(7) Arhiiviväärtusega (alatise säilitusväärtusega) arhivaalid ja arhivaalid, mille säilitustähtaeg on üle kümne aasta, annab struktuuriüksus kolme aasta jooksul pärast dokumendi loomist või saamist ja sellega seotud asjaajamise lõppemist säilitamiseks üle ministeeriumi arhiivi üleandmise-vastuvõtmise akti alusel.
(8) Paberarhivaalid valmistatakse ministeeriumi arhiivis pikaajaliseks säilitamiseks ette järgmiselt: 1) dokument võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks sobimatust ümbrisest; 2) dokumendi liigsed koopiad ja muu aines, mida ei arhiveerita eraldatakse dokumendist; 3) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt või tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse; 5) dokument paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse ja kinnitatakse nii, et säiliks dokumentide terviklikkus; 6) dokumentide lehed nummerdatakse; 7) toimikud, mapid, karbid ja muud dokumendikogumid tähistatakse. Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile või muu dokumendikogumile selle identifitseerimiseks ja kättesaamiseks järgmised vajalikud andmed: Justiitsministeerium, struktuuriüksuse nimi, asjaajamisviit või – tähis, pealkiri;<
BR>8) arhivaalid paigutatakse karpi.
(9) Pikka aega säilitatavate ja alatiselt säilitatavate arhivaalide kohta koostatakse nimekiri või nimekirjad dokumentide loeteluga kehtestatud skeemi järgides.
(10) Nimekiri on otsivahend, mis võimaldab kindlaks teha arhivaali olemi ja arhivaali kätte saada.
(11) Ministeeriumi arhiivis tagatakse arhivaalide säilitamiseks vajalikud tingimused ja koostatakse arvestusdokumendid.
(12) Ministeeriumi ametnikel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada arhiivist toimikuid. Laenutamine registreeritakse.
(13) Teistele asutustele või isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente ministri või kantsleri loal. Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse: 1) laenutamise eesmärk; 2) arhivaali identifitseerimiseks vajalikud andmed (arhivaali tähis asjaajamises, arhivaali pealkiri ja aasta, leidandmed); 3) tagastamise tähtaeg.
(14) Aktis nimetatakse laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmanda isiku kätte ja dokumentides talletatud teabe avaldamine ilma ministeeriumi loata. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad pooled alla. Ministeeriumi ametnikuna poolt kirjutab aktile alla arhivaar.
(15) Kui arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, väljastab ministeerium isiku või asutuse avalduses taotletud arhivaali ärakirja või väljavõtte ning arhivaali alusel koostatud teatise.
56. Arhivaalide hävitamine
(1) Arhivaali, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada.
(2) Arhivaalid hävitatakse akti alusel.
(3) Arhivaalide hävitamiseks ette valmistamise korral koostab ministeerium arhivaalide hävitamiseks eraldamise akti kavandi ja esitab selle hindamiseks Riigiarhiivile.
(4) Ministeerium hävitab arhivaalid Riigiarhiivi hindamisotsuse aluseks oleva hävitamisaktiga kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamist.
(5) Arhivaal hävitatakse: 1) füüsilise hävitamise teel (purustamine või põletamine); 2) kustutades teabe selle kandjalt.
(6) Arhivaalide hävitamise viisi otsustab ministeerium.
57. Arhivaalide üleandmine Riigiarhiivi
(1) Kohustus anda arhiiviväärtusega arhivaalid üle Riigiarhiivi tekib arhivaali tekkimisest ja arhivaaliga seotud asjaajamise lõppemisest alates 20 aastat pärast. Arhivaalid antakse üle üleandmise kohustuse tekkimisest alates viie aasta jooksul poolte kokkuleppel kindlaksmääratud tähtajal.
(2) Arhivaalide üleandmiseks Riigiarhiivi esitab ministeerium taotluse.
(3) Arhivaale üleandmiseks ette valmistades koostab ministeerium arhiiviskeemi.
(4) Arhiiviskeem koostatakse dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu alusel.
(5) Arhiiviskeemi kooskõlastamiseks esitab ministeerium Riigiarhiivi taotluse ja arhiiviskeemi kava.
(6) Ministeeriumi arhiiviväärtusega arhivaalide üleandmiseks korraldab ministeerium arhivaalid arhiiviskeemi järgi.
(7) Üleantavad arhivaalid kirjeldatakse sarja tasandil nimistus.
(8) Ministeerium ja Riigiarhiivi kooskõlastavad nimistu(d).
