Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on asutuses avalike ülesandeid täites teabekandjale kogutud (avaliku teabe seaduse § 3). Avaliku teabe alla ei kuulu avaldused, märgukirjad jms.
Avaliku teabe väljastamise ehk teabenõude täitmise üldpõhimõtted, avalikustatava teabe (võimalusel koos otseviidetega) ja mitteavalikustatava teabe liigid, on määratletud justiitsministri käskkirjas nr 1 Avalikule teabele juurdepääsu tingimused ja kord 2001. a. Selgitustaotlusele ja märgukirjale vastamise seaduse alusel saab lisaks teabenõudele pöörduda riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku asutuse, organi, ametniku, töötaja või kollegiaalorgani liikme poole märgukirja või selgitustaotlusega.
Märgukiri on isiku pöördumine, millega isik: 1) teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks; 2) annab adressaadile teavet.
Selgitustaotlus on isiku pöördumine, milles isik: 1) taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine; 2) taotleb käesoleva seaduse §-s 3 sätestatud õigusalase selgituse andmist.
Teabenõudele vastatakse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul. Selgitustaotlusele ja märgukirjale vastatakse hiljemalt 30 päeva jooksul alates kirja registreerimisest.